FileBoxとは

• ファイルの整理がうまくなる

  ファイルの整理はうまくできていますか？ファイル整理方法は人それぞれかと思いますが、まずは分かり易いファイル名を付ける事からファイルを整理し始めるのが一般的かと思います。 次に、ファイルの数が多くなってくるとフォルダごとに整理します。フォルダ名のつけ方は、現在あるファイルを分類し、カテゴリーごとに分けた場合に思い付くカテゴリー名を付けるといった感じではないでしょうか。 そんな手順で複雑になったフォルダ構成の中から、「ファイルボックス」が資料・画像・書類などを探し出します。

• ファイルの整理方法

  ファイルの整理は、一般的にはフォルダで分けるという方法かと思います。さらに、フォルダが多くなってくると、 フォルダを並び替えるために、フォルダ名の頭に、日付(例：2014_フォルダ名)や共通の文字(例：a_営業、a_会議)を付けて整理する場合があるのではないでしょうか。 そのように整理されたファイル、フォルダ構成のまま、ファイルボックスを使うことができます。ファイルボックスが行うファイルの整理方法は、ID管理です。

• IDで管理するファイル整理ソフト

  ファイルボックスは、一つ一つのファイルをIDで管理します。IDで管理されたファイルは、個別IDを持つため、フォルダを移動してもファイルを見つけ出すことができます。IDは日付と時刻による14ケタの数字で管理されています。 IDには、実際のファイル名は書き換えずに、システムにより自動的に管理されている「ユニークID」と、実際のファイル名の先頭につけられる「管理コード」があります。

• ファイル名に日時14ケタの付いたPDFファイルなどに最適

  プリンターやスキャナには、PDFに保存する際に、ファイル名に日付を付ける機能をもつ製品があります。その機能によって、保存されているPDFファイルを整理するには、「FileBox」が最適です。 なぜなら、FileBoxがファイルを管理している管理コードは、日付の14ケタと同じだからです。

• ラベル機能

  ファイルにラベルを付ける事ができます。ラベルとは、ファイルに付けるキーワードのことで、別の言い方で言うとタグのようなものです。 ラベルを付ける事で検索の際に、ラベルキーワードで絞り込むことができます。よく使うキーワードは、ラベルを作成することで、文字入力の手間を省き、一つ一つのファイルにキーワードを関連付けることができます。

• フォルダの共有

  同じフォルダを複数の人で参照できます。同一フォルダ内にある全く同じファイルを、違う人がそれぞれのキーワードで管理できます。
  
  次のような場合に便利です。
  
  例えば、ある日、社内で会議が開かれます。議事録の係はAさんです。同じ会議にはBさんも参加しています。会議が終わり、Aさんは資料①を会議資料だと考え、「会議」フォルダに入れました。 ある時、Bさんは資料①を探します。しかし、Bさんは資料①を見つけ出すことができません。その理由は、Bさんが「田中」というキーワードで探していたからです。そう、資料①は取引先「株式会社田中」に関する会議資料だったのです。 このような場合、資料①に多くの情報が関連付けられていれば便利です。具体的なキーワードは「会議」「A」「B」「田中」などです。 資料①に関するキーワードは、人によって違います。AさんBさんそれぞれが、好きなキーワードでラベルやメモを付ければ、ファイルを見つけ出し易くなるのではないでしょうか。

• データの共有

  この「データの共有」は、上の「フォルダの共有」とは違います。以下の文を読むと、「フォルダの共有」と「データの共有」が混同し、理解しづらくなると思うので初めての方は、以下の文を読まない事をおすすめします。
  
  ※初めての方は読まないで下さい。
  
  「データの共有」とは、ファイルの持つラベル情報やメモ情報を共有する事です。例えば、Aさんが資料①に対して「会議」「田中」というラベルを付けた場合に、Bさんのラベル情報にも「会議」「田中」というラベルが付きます。 複数の人がラベル情報を共有します。
  「フォルダの共有」が同一ファイルに、Aさん、Bさんが各々の情報を付けたのに対し、「データの共有」はファイルの持つ情報までも共有します。
  「データの共有」とはファイルボックスが管理するデータベースを共有する事です。

• 無料版と有料版の違い

  このソフト「FileBox」は、無料でも充分な機能をユーザー様にご体験頂くために、機能の大部分を無料で使える設定にしております。
  有料版で得られる機能は、「ラベル数の増加」「参照フォルダの増加」「メモ検索機能」です。
  ※詳しくは、無料版と有料版の比較をご覧ください。
  ※ご不明な点は、お問合せフォームよりご連絡下さい

ファイル整理ソフト「FileBox」の特徴

・無料で使えるファイル整理ツールです。

・大量の資料の中から必要な資料を検索します。

・ラベル機能により入力の手間を無くします。

・検索するフォルダを指定します。（読み込み不要なフォルダは読み込みません。※プログラムファイルなど）

・必要な種類のファイル（例：PDFファイル）だけを読み込みます。（拡張子でファイルの種類を分けます。）

・ファイルを別のフォルダに移動しても問題ありません。（※管理コードを付けた場合に限り）

・ファイル情報が豊富です。（※ファイル名以外にも、メモを登録できます。）

・複数の人が、同じファイルを別々のキーワードで管理できます。